Zaplanowanie wdrożenia systemu W2P

Wprowadzenie systemu Web to Print to spora zmiana modelu biznesowego drukarni. Warto przygotować się do niej jak najlepiej. Aby pomóc we wdrożeniu Web to Print opracowaliśmy poradnik, który bazuje na doświadczeniach zebranych podczas wdrożeń klientów do systemu Key2Print.

Implementacja systemu w każdej firmie wymaga indywidualnego podejścia, ale mamy nadzieję, że zebrane w poniższym poradniku porady, pomogą w płynnym przeniesieniu działania do Internetu, co zaowocuje późniejszym sukcesem.

Krok pierwszy – Uświadomienie zespołowi potrzeby zmiany.

Najnowsze publikacje dotyczące motywacji jasno pokazują, że zmotywowany zespół to ten, który zna i akceptuję wizję rozwoju firmy. Zespół musi wiedzieć, co robi i jaki ma osiągnąć cel. Postawienie pracowników przed faktem dokonanym, wydanie suchych poleceń i postawienie zadań, bez wyjaśnienia celu, źle wpłynie na ich motywację do działania. Aby prawidłowo przygotować zespół do wdrożenia systemu trzeba jasno wytłumaczyć pracownikom, jaki jest cel tych zmian i jakie zmiany zajdą w funkcjonowaniu firmy. Warto nakreślić pracownikom wizję rozwoju przedsiębiorstwa i zachęcić ich do aktywnego uczestniczenia w implementacji. Tajemnicą najnowszych technik motywacyjnych (tzw. Motywacja 3.0), pozwalającą uzyskać wysokie wyniki oraz satysfakcję, jest głęboko zakorzeniona w człowieku potrzeba kierowania swoją własną karierą, uczenia się i tworzenia czegoś nowego i lepszego.

Należy pamiętać, że ludzie chcą aktywnie uczestniczyć w zmianach – wtedy czują się potrzebni i zaangażowani.

Krok drugi – Strategia działań w Internecie

Tak jak w każdym aspekcie organizowania działalności firmy, także do rozpoczęcia działań w Internecie potrzebujemy strategii. Właściwa strategia powinna opierać się głównie na tym, co i komu chcesz sprzedawać w Internecie: czy chcesz działać pod swoją oryginalną marką, usprawnić i unowocześnić obsługę swoich dotychczasowych klientów oraz podjąć starania o pozyskanie nowych przy pomocy nowoczesnych narzędzi (o czym pisaliśmy tydzień temu – kliknij aby przeczytać), czy też chcesz utworzyć nową markę i szukać dla niej klientów. Warto zadać sobie także pytanie, czy Twoimi klientami będą klienci biznesowi, czy klienci indywidualni. Należy sprawdzić, czy Twój dotychczasowy model działania jest odpowiednio przygotowany do przeniesienia go on-line. Zweryfikuj go także, czy jest zgodny z możliwościami systemu Web to Print. Postaraj się tak planować przyszłą działalność w sieci, aby nie utracić elastyczności w działaniu. Musisz być przygotowany na informację zwrotną z rynku i musisz umiejętnie się do niej dostosować.

Niezwykle ważne jest aby na tym etapie stworzyć również zalążek strategii marketingowej: jakimi kanałami chcesz docierać do klientów, a także, jak chcesz pozycjonować swoją markę w sieci.

Krok trzeci – Podział zadań/obowiązków

W każdej firmie, w momencie wprowadzania ważnych dla funkcjonowania zmian, istotna jest dobra organizacja i właściwy podział zadań. Nie inaczej dzieje się w przypadku implementacji systemu Web to Print. Aby wdrożenie przebiegło bezproblemowo, sugerujemy wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za nią. Taka osoba powinna zostać łącznikiem pomiędzy firmą oferującą rozwiązanie Web to Print, a zespołem wdrożeniowym po stronie drukarni. Osoba zarządzająca projektem implementacji Web to Print powinna być odpowiedzialna za wdrożenie jak i za etap startu systemu.

Krok czwarty – Przygotowanie harmonogramu wdrożenia systemu

Skoro wiemy już, jak chcemy działać w Internecie i kto będzie zajmować się projektem wdrożenia systemu, możemy przygotować harmonogram działań. Odpowiedni harmonogram powinien zawierać daty, opis zadań i określenie osób odpowiedzialnych za konkretne działanie. W pracy z naszymi klientami bardzo często posługujemy się harmonogramem, którego szablon linkujemy poniżej. Zachęcamy do korzystania.

Pobierz przykładowy harmonogram – kliknij tutaj

Krok piąty – Identyfikacja wizualna

Odpowiednie zaplanowanie wyglądu strony internetowej, a także wszystkich innych elementów identyfikacji wizualnej (logotyp, kroje pisma, szablony wiadomości e-mail, materiały reklamowe), będzie przydatne w przyszłej implementacji systemu. W tym kroku zalecany jest kontakt z dostawcą rozwiązania Web to Print, tak aby przygotowane materiały spełniały wymogi systemu.

Krok szósty – Przygotowanie oferty on-line

Wybranie odpowiednich produktów “na start” jest kluczowym elementem przygotowania firmy do implementacji systemu Web to Print. Odpowiednia oferta powinna być spójna ze strategią firmy i nawiązywać do wielu aspektów: konkurencja, nasze koszty, innowacyjność i unikalność produktów.

Odpowiednie przygotowanie oferty on-line będzie tematem rozważań w kolejnych wpisach na blogu – Już teraz zapisz się do newslettera, aby być na bieżąco.

Z naszych doświadczeń wynika, że najlepiej jest wybrać do 10 produktów “na start” i później systematycznie dokładać nowe, mała liczba produktów pozwoli nam szybko sprawdzić, czy znajdą one klientów. Nie warto też narzucać sobie zbyt dużo pracy na start. Przy doborze produktów zalecamy sugerowanie się także tym, co zamawiają u nas nasi dotychczasowi klienci.

Usystematyzowanie oferty będzie kluczowe dla naszych przyszłych klientów. Warto pamiętać o tym, że rozbudowana i skomplikowana oferta nie zawsze jest atutem. Zbyt duża liczba właściwości może spowodować, że klientowi będzie trudniej podjąć decyzję o zakupie. Jeśli źle zaplanujemy strukturę naszej oferty, nasz klient może zgubić się podczas przeglądania i wyjść z systemu.

W grupowaniu przydatnym może okazać się poniższy diagram. Diagram przedstawia popularny dla systemów Web to Print schemat grupowania produktów.

Działania cykliczne

„Robienie ciągle tego samego i oczekiwanie innych rezultatów jest formą szaleństwa.” — Albert Einstein

Działalność w sieci wymaga od przedsiębiorców dużej zwinności w działaniu. Musimy bacznie przyglądać się trendom i zachowaniom klientów. Wszystko po to, aby szybciej definiować potrzeby klientów i dopasowywać do nich ofertę. Szybka reakcja na potrzeby konsumentów jest kluczowa do sukcesu działań w Internecie. Zachęcamy zatem do badań i analiz, które to nierzadko doprowadzą do zmian naszego modelu biznesowego. Tylko taka forma rozwoju firmy pozwoli nam zaprojektować biznes w oparciu o oczekiwania klienta, a nie właściciela.

W przypadku pytań bądź niejasności zachęcamy do komentowania lub kontaktu bezpośredniego. Powyższy poradnik bazuje na doświadczeniach ekspertów Key2Print.